數(shù)字化辦公系統(tǒng)建設(shè)方案

1 系統(tǒng)介紹

數(shù)字化辦公系統(tǒng)是將傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)與移動互聯(lián)網(wǎng)及3D虛擬技術(shù)相互結(jié)合，共同為www.itccx.com打造的先進的管理辦公平臺。平臺以業(yè)務(wù)審批為主要依托，結(jié)合實際業(yè)務(wù)，落實人權(quán)，財權(quán)，事權(quán)三權(quán)管理，進行全程有效的業(yè)務(wù)跟蹤管理，對每一項工作流程的管理，從工作起始到結(jié)束每一項的環(huán)境做嚴(yán)格的把關(guān)、管控，并細(xì)化形成一套嚴(yán)密的動態(tài)監(jiān)管體系。部門負(fù)責(zé)人、領(lǐng)導(dǎo)可以隨時隨地通過電腦、手機進行業(yè)務(wù)申報、審批、查看資金使用情況，了解工作進展動態(tài)。從項目立項開始到項目竣工，工程相關(guān)資料、費用支出隨工作進展進度隨時歸檔、避免資料、票據(jù)存放混亂、收集不及時、查找翻閱不便、利用率低等現(xiàn)象。

經(jīng)過和信息部的深入討論交流，采用開發(fā)+集成，不做ERP類的工作流系統(tǒng)，因為企業(yè)業(yè)務(wù)特性 ，做的是建立工作流程的穿針引線，關(guān)注過程是否合理有效，系統(tǒng)是否能落實三權(quán)管理覆蓋公司內(nèi)所有的工作。

建立我們的數(shù)字化辦公系統(tǒng)門戶，我們的數(shù)字化辦公系統(tǒng)作為數(shù)據(jù)驅(qū)動中心，驅(qū)動各個部門之間的部門級應(yīng)用軟件。并創(chuàng)建協(xié)同矩陣，不同功能模塊中可以進行協(xié)同辦公數(shù)據(jù)處理。

協(xié)同矩陣+數(shù)據(jù)驅(qū)動中心的模式的優(yōu)勢在于，系統(tǒng)的可擴展能力和系統(tǒng)的二次開發(fā)集成的便捷性，系統(tǒng)跟企業(yè)一起學(xué)習(xí)成長，不局限于辦公OA的定位，我們是一個開放包容的辦公系統(tǒng)。

2 系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)架構(gòu)是整個系統(tǒng)的藍(lán)圖，直接關(guān)系系統(tǒng)穩(wěn)定性、處理能力、拓展能力、用戶易用性等各個方面。根據(jù)國家關(guān)于信息系統(tǒng)建設(shè)的“信息資源開發(fā)利用為主線，整合資源，統(tǒng)籌規(guī)劃，建立信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同機制，促進應(yīng)用系統(tǒng)的互聯(lián)互通和信息共享”的總體要求，及國家關(guān)于信息安全的相關(guān)規(guī)定

為系統(tǒng)建立如下系統(tǒng)架構(gòu)：

3 系統(tǒng)流程

系統(tǒng)流程根據(jù)審批流程為主線，穿插覆蓋其他專業(yè)軟件模塊。

同時分成若干小流程，由小循環(huán)流程組成大循環(huán)流程。

3.1審批流程

通過事權(quán)管理為主線，發(fā)起合同事權(quán)、無合同采購事權(quán)、合同審批、合同付款、報銷、借款、沖抵借款審批、公文審批等。

通過審批主線，完成數(shù)據(jù)采集、匯總。系統(tǒng)根據(jù)三權(quán)交叉數(shù)據(jù)提供審批依據(jù)支撐。時時監(jiān)控審批狀態(tài)實現(xiàn)環(huán)環(huán)相扣，滴水不漏。

3.2?資產(chǎn)流

資產(chǎn)流程分為：采購、入庫登記、領(lǐng)用、變更、維護、報廢。

采購流程和事權(quán)審批流程相關(guān)，采購事權(quán)通過后進入供應(yīng)鏈管理的招標(biāo)信息平臺中進行招標(biāo)流程，合同審批等一系列流程后進行登記入庫。其他資產(chǎn)流程都需要相關(guān)的事權(quán)審批進行資產(chǎn)流程的運轉(zhuǎn)。

3.3 供應(yīng)鏈流程

供應(yīng)鏈流程的流程以反向?qū)徟ㄟ^后的工作流程。產(chǎn)品信息的建立需要通過相關(guān)審批后方可入庫作為供應(yīng)鏈的產(chǎn)品庫數(shù)據(jù)。供應(yīng)商的入選也需要經(jīng)過審批后方可進入招標(biāo)信息平臺查看招標(biāo)信息。采購流程通過后進入招標(biāo)信息發(fā)布流程后進行后續(xù)流程流轉(zhuǎn)。

3.4知識管理流程

知識管理流程以自身發(fā)起流程為主，結(jié)合日常工作中的相關(guān)數(shù)據(jù)為輔組成知識的整體流程。

4?系統(tǒng)核心功能

4.1審批管理

審批模塊可方便的與各個模塊的審核、審批、有效地結(jié)合，生成符合企業(yè)需求的各種業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。以工作流技術(shù)為核心開發(fā)項目管理系統(tǒng)的最大特點是系統(tǒng)具有高度的靈活性，可以按照企業(yè)的具體需求，快速靈活的配置各種業(yè)務(wù)流程，并且在用戶業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化時，迅速的進行重組來滿足客戶需求。

審批為系統(tǒng)業(yè)務(wù)主線穿插各大功能模塊之間，作為系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸帶，形成業(yè)務(wù)的完整閉環(huán)。

系統(tǒng)特點：

l?申請人隨時可以通過手機發(fā)布申請，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)和OA辦公人必須要在電腦前才能發(fā)起申請的情況；

l?領(lǐng)導(dǎo)隨時隨地可以通過手機進行審批，查看申請人的事項，對于資金類的申請隨時可以查看申請的項目進展情況，項目預(yù)算，項目支付情況。對于超支項目進行提示；

l?財務(wù)人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批完畢以后，進行支付，支付完畢進行歸檔。

4.2資產(chǎn)管理

資產(chǎn)全生命周期管理，系統(tǒng)可實現(xiàn)從資產(chǎn)的計劃、采購、安裝到資產(chǎn)的日常使用、維護、修理、改造，到資產(chǎn)變賣、清理、報廢的全過程管理。系統(tǒng)可對變動事項進行全面記錄，實現(xiàn)資產(chǎn)調(diào)撥、檢修維護、拆除更新等業(yè)務(wù)的變動全過程記錄，為資產(chǎn)的實物管理提供全面、及時的信息保障，為資產(chǎn)整個生命周期管理提供支持。

資產(chǎn)統(tǒng)一管理：系統(tǒng)可提供公司統(tǒng)一管理的資產(chǎn)目錄供各下級單位引用，對資產(chǎn)目錄的管理（增、刪、改）權(quán)限集中在省公司，實現(xiàn)資產(chǎn)的統(tǒng)一管理。系統(tǒng)要實現(xiàn)財務(wù)部門在此基礎(chǔ)上進行價值管理，并統(tǒng)一建帳，供所有相關(guān)部門查閱、統(tǒng)計、分析，保證在企業(yè)內(nèi)所有涉及資產(chǎn)管理部門的資產(chǎn)信息是唯一的和及時的。在系統(tǒng)中通過共享此資產(chǎn)目錄，各下級單位在可以直接查詢、引用，確定資產(chǎn)的目錄名稱的同時確定該類資產(chǎn)的年折舊率、折舊年限和凈殘值率，并要根據(jù)資產(chǎn)目錄實現(xiàn)按資產(chǎn)的分類對數(shù)據(jù)進行歸集匯總，實現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的分類核算、查詢、分析。日常管理 : 資產(chǎn)卡片管理、資產(chǎn)錄入、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、資產(chǎn)維修、資產(chǎn)借用、資產(chǎn)啟用、資產(chǎn)停用、 資產(chǎn)退出

1、日常管理 : 資產(chǎn)卡片管理、資產(chǎn)錄入、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移、資產(chǎn)維修、資產(chǎn)借用、資產(chǎn)啟用、資產(chǎn)停用、 資產(chǎn)退出。

2、資產(chǎn)盤點 : 盤點單查詢、盤點單錄入、盤點匯總。

3、折舊管理 : 計提折舊、折舊月報、折舊年報、資產(chǎn)減值準(zhǔn)備、資產(chǎn)價值重估、累計折舊明細(xì)

4、報表管理 : 分類明細(xì)統(tǒng)計報表、部門明細(xì)統(tǒng)計報表、新增資產(chǎn)統(tǒng)計報表、退出資產(chǎn)統(tǒng)計報表。

5、系統(tǒng)管理 : 操作員/權(quán)限、部門/人員信息、資產(chǎn)分類編碼、資產(chǎn)屬性信息。?

4.3知識管理

????知識管理可定義為，在企業(yè)中構(gòu)建一個量化與質(zhì)化的知識系統(tǒng)，讓企業(yè)中的資訊與知識，透過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，不斷的回饋到知識系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積個人與組織的知識成為企業(yè)智慧的循環(huán)，在企業(yè)組織中成為管理與應(yīng)用的智慧資本，有助于企業(yè)做出正確的決策，以適應(yīng)市場的變遷。一句話概括為：知識管理是對知識、知識創(chuàng)造過程和知識的應(yīng)用進行規(guī)劃和管理的活動。

???現(xiàn)各部門的資料和知識零散不集中，我們建立知識沉淀庫作為我們的知識系統(tǒng)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ) ，創(chuàng)造，分享，整合，存取，更新，交流的通道解決知識孤島。

??資料歸檔

根據(jù)歷年項目，各部門，不同類型進行資料的整理歸類存檔。

??知識列表

員工和業(yè)務(wù)部門，創(chuàng)建，分享知識存入知識庫內(nèi)，根據(jù)不同閱讀級別查閱。查詢功能。

??共享審核

發(fā)起人共享知識時，設(shè)置閱讀權(quán)限，然后部門負(fù)責(zé)人進行內(nèi)容和權(quán)限審核。通過后發(fā)起成功。

??閱讀反饋

閱讀量統(tǒng)計，閱讀后的反饋查看。閱讀記錄，互動留言等。

??知識類型管理

知識的類型管理，管理員可以進行日常維護添加，類型設(shè)計為二級分類。

例：一級為：項目資料，公司制度，培訓(xùn)資料，公告通知（需要審核），公文（獨立審核，需要反饋），技術(shù)資料，（已歸檔合同查詢）等。二級為：文檔，視頻，音頻，圖片等。

??閱讀權(quán)限管理

管理員設(shè)置管理不同閱讀級別，在知識共享時設(shè)置閱讀級別。

4.4供應(yīng)鏈管理

通過投標(biāo)管理模塊，使投標(biāo)方建立簡潔明了的市場信息和投標(biāo)清單條目，幫助用戶建立企業(yè)過往投標(biāo)情況、企業(yè)投標(biāo)資源信息資料庫等，并對它們進行管理和分析，為投標(biāo)分析、投標(biāo)報價和投標(biāo)決策提供充分的輔助信息。

根據(jù)現(xiàn)有業(yè)務(wù)情況，采購和招標(biāo)的信息和合同審批等相關(guān)數(shù)據(jù)沒有建立互通渠道。

所以我們首先，建立供應(yīng)商和產(chǎn)品的入庫機制的建立。利用制度和信息化，管理利益相關(guān)者，產(chǎn)品信息。創(chuàng)建供應(yīng)商和商品的評價機制和系統(tǒng)相結(jié)合。

??產(chǎn)品庫管理

產(chǎn)品信息的新建，編輯，停用，評價操作。每個產(chǎn)品的入庫需要走審批的流程，產(chǎn)品信息的變更操作都具有操作記錄。

??供應(yīng)商管理

供應(yīng)商信息的新建，編輯，停用，評價操作。每個供應(yīng)商的入圍需要走審批的流程供應(yīng)商信息的變更操作都具有操作記錄。

??招標(biāo)信息管理

在數(shù)字化辦公系統(tǒng)中發(fā)起審批通過，可以直接進入招標(biāo)信息，發(fā)布后展示在對外的招標(biāo)信息平臺中。在招標(biāo)信息生命期結(jié)束后，通過審批選擇對應(yīng)的中標(biāo)廠商，進入合同建立，合同審批環(huán)節(jié)。

??招標(biāo)信息平臺

此平臺是針對供應(yīng)商發(fā)布在外網(wǎng)展示的信息平臺。在供應(yīng)商管理平臺中給供應(yīng)商分配賬號或在平臺中注冊，注冊后通過審核即可使用，查看企業(yè)內(nèi)部發(fā)布的招標(biāo)信息，進行投標(biāo)。供應(yīng)商提供自己的郵箱或微信賬號，以便發(fā)布招標(biāo)中標(biāo)等信息時及時推送到供應(yīng)商。

4.5合同管理

合同管理建立在審批管理的基礎(chǔ)之上；合同必須經(jīng)過法人蓋章才能生效；資金必須經(jīng)過法人審批才能支付；?

合同管理模塊的設(shè)計以“事權(quán)審批控制”的管理思想為指導(dǎo)，按照事權(quán)審批對合同進行全生命周期的管理；通過嚴(yán)格的合同管理流程，幫助企業(yè)控制合同費用，有效控制實際成本，為提高企業(yè)合同管理水平，降低經(jīng)營風(fēng)險提供支持。

4.6人力管理

???人力資源相關(guān)的信息（包括：組織規(guī)劃、招聘管理、人事在職離職檔案、員工履歷、勞動合同、獎懲管理、辦公用品、醫(yī)院保險、調(diào)動管理、培訓(xùn)管理、績效管理、考勤管理、領(lǐng)導(dǎo)審批等）統(tǒng)一管理起來。

???人力資源部現(xiàn)有NC人力模塊上述大部分功能，此次開發(fā)需要和NC人力模塊集成并開發(fā)NC模塊中不方便使用和缺少的功能模塊?？己藶橹攸c。

4.7?BI商業(yè)智能

全面、快速、及時、正確的反映工程項目情況，系統(tǒng)提供豐富的報表，從不同的視角全方位反映項目的各類情況，為項目管理與決策人員提供分析決策的第一手資料。

系統(tǒng)提供權(quán)限管理機制，可以針對用戶權(quán)限設(shè)置用戶對報表的閱讀范圍，并且很好地解決了B/S架構(gòu)軟件中報表的導(dǎo)出文件（WORD、EXCEL）以及打印等難題；可以定制各種工程表單、匯總表、臺帳、趨勢圖等各種豐富美觀的報表。使企業(yè)決策層以及主管部門能夠方便快捷的了解項目的實際進展情況，為制定各類項目決策提供高效支持，其中分析統(tǒng)計的內(nèi)容和方式都是多種多樣的。

4.8三維虛擬檔案

??檔案數(shù)字化

對于項目管理形成的紙質(zhì)物理檔案，通過數(shù)碼相機、掃描儀、高拍儀等設(shè)備進行數(shù)字化處理，形成電子影像檔案，與項目、合同、文件相關(guān)聯(lián)，并建立相關(guān)數(shù)據(jù)引擎。

??三維虛擬檔案查詢

三維虛擬檔案模塊利用三維仿真技術(shù)，形象逼真的模擬檔案館的真實場景，利用檔案存放位置三維坐標(biāo)化，實現(xiàn)檔案查詢精確空間定位，智能查找定位檔案室、檔案柜以及所在的檔案柜精確位置（第幾排第幾列）。

ü?庫房真三維虛擬仿真；

ü?實現(xiàn)計算機電子檔案數(shù)據(jù)庫與實物檔案資料的一致管理，為各項業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)提供信息來源、數(shù)據(jù)請求；

ü?檔案存放位置三維坐標(biāo)化，實現(xiàn)了檔案查詢精確空間定位；

ü?電子檔案與物理檔案實現(xiàn)無縫鏈接；

ü?在查詢服務(wù)模塊中實現(xiàn)了各種文件格式的掛接；

ü?智能推薦索取號功能與擬上架空間預(yù)覽；

ü?基于三維裝箱算法的庫房智能調(diào)架；

ü?集成統(tǒng)計分析面板，實現(xiàn)庫房狀況概貌管理；

ü?庫房剩余空間智能規(guī)劃；

ü?虛擬與實景照片結(jié)合。

三維虛擬檔案庫

4.9移動辦公

工程項目涉及的組織繁雜，要保證項目進展順利必須保證參與項目建設(shè)的各組織間能有良好的溝通協(xié)調(diào)。

辦公自動化在工程企業(yè)信息系統(tǒng)中起著?“地基”的作用，實現(xiàn)的是企業(yè)最基本的辦公功能，如工作流審批、日常辦公管理等，通常被定位為企業(yè)信息化建設(shè)中的基礎(chǔ)工程。

通過計算機、平板電腦、手機、短信等方式，可實現(xiàn)審批人在任何時間（Anytime）、任何地點（Anywhere）、任何方式（Anyhow）的3A式現(xiàn)代化高效移動辦公。?提升辦公效率，加快辦事速度。解放傳統(tǒng)辦公模式對領(lǐng)導(dǎo)的要求和束縛。

功能特點：

2?實現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)自動化，以工作流方式實現(xiàn)收發(fā)文件管理和各種日常業(yè)務(wù)自動流轉(zhuǎn)；

2?支持分布式的集團管理模式，支持多級組織結(jié)構(gòu)；

2?具有操作簡單、表現(xiàn)完整的可視化工作流程自定義工具；

5技術(shù)體系

采用微軟的B/S三層體系結(jié)構(gòu)，將整個業(yè)務(wù)應(yīng)用劃分為：界面層（User Interface layer）、業(yè)務(wù)邏輯層（Business Logic Layer）、數(shù)據(jù)訪問層（Data access layer）。區(qū)分層次的目的即為了“高內(nèi)聚低耦合”的思想。在軟件體系架構(gòu)設(shè)計中，分層式結(jié)構(gòu)是最常見，也是最重要的一種結(jié)構(gòu)。

三層架構(gòu)優(yōu)點：

l?可以很容易的用新的實現(xiàn)來替換原有層次的實現(xiàn)，在后期擴展維護過程中可以實現(xiàn)快速系統(tǒng)更新。

l?有利于標(biāo)準(zhǔn)化開發(fā)，易于進行多平臺對接。

l?利于各層邏輯的復(fù)用，減少系統(tǒng)冗余代碼，增加運行效率。

l?結(jié)構(gòu)更加的明確，便于進行平臺管理。

6產(chǎn)品開發(fā)平臺

辦公平臺基于最新的.net framework 4.5框架，采用C#語言結(jié)合SQLServer2012數(shù)據(jù)庫進行后端及PC端及平臺端產(chǎn)品，用objec-c開發(fā)ios端產(chǎn)品，用Java進行android端開發(fā)。采用WCF技術(shù)實現(xiàn)手機與電腦平臺互通，數(shù)據(jù)同步。

7系統(tǒng)功能設(shè)計

7.1系統(tǒng)管理

7.1.1部門信息管理

部門管理主要實現(xiàn)了www.itccx.com及下屬各單位的組織機構(gòu)管理。該功能按照樹形的層次結(jié)構(gòu)對各級部門進行登記，可以實現(xiàn)部門的設(shè)立、修改、停用等功能。

部門管理的數(shù)據(jù)可以來自編辦系統(tǒng)，同時也支持單位自定義，這樣既可以讓管理員隨時掌握哪些單位是編辦審批設(shè)立的、哪些單位是本機構(gòu)虛擬或者臨時自建的，便于對部門進行整體管理。

7.1.2人員信息管理

人員管理是對企業(yè)所有人員的部分檔案信息管理（后期可逐步完善拓展為完整的檔案信息管理）。人員應(yīng)按照實際情況隸屬于相應(yīng)的部門，并可以對人員進行增加、修改、刪除、調(diào)轉(zhuǎn)等操作。

人員信息的數(shù)據(jù)同樣可以來NC人力檔案模塊的數(shù)據(jù)庫，并可在條件允許的情況下進行雙向數(shù)據(jù)同步。

7.1.3角色權(quán)限管理

按照通用的權(quán)限設(shè)計思路，用戶需要按照其不同的操作權(quán)限進行相應(yīng)角色的劃分，不同的角色組具有不同的權(quán)限，用戶可隸屬于多個不同的權(quán)限組，從而保證系統(tǒng)登錄用戶可以在系統(tǒng)管理員統(tǒng)一的授權(quán)規(guī)則下使用系統(tǒng)。

角色初步可以分為：

1.個人用戶：所有企業(yè)員工；

2.部門領(lǐng)導(dǎo)用戶：部門領(lǐng)導(dǎo)在個人用戶的權(quán)限基礎(chǔ)上可以查看部門所有人員的崗位確認(rèn)信息，也可以根據(jù)實際情況代其確認(rèn)。

3.單位領(lǐng)導(dǎo)用戶：單位領(lǐng)導(dǎo)用戶可以對部門、人員進行整體的監(jiān)管。單位領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)集團的整體組織結(jié)構(gòu)，按照上下層級進行逐層監(jiān)管，集團的人事管理部門和領(lǐng)導(dǎo)可以查看下面所有單位、部門、人員的整體情況。

7.1.4系統(tǒng)用戶管理

系統(tǒng)用戶與人員信息有所不同，系統(tǒng)用戶是指能夠登錄系統(tǒng)的用戶，而人員信息僅指所有的人員基本信息數(shù)據(jù)。系統(tǒng)用戶同樣隸屬于相應(yīng)的部門，同時需要分配到相應(yīng)的權(quán)限組，方可正常登錄使用系統(tǒng)。

7.1.5系統(tǒng)參數(shù)管理

提供眾多的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)配置，保證系統(tǒng)內(nèi)各項數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性與關(guān)聯(lián)性。如：設(shè)置合同類型、部門類型、知識類型等。

7.2項目管理系統(tǒng)

7.2.1項目創(chuàng)建

??管理員根據(jù)合同創(chuàng)建項目，并指定項目負(fù)責(zé)人，設(shè)置項目參與者，歸屬領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)置完畢以后上報領(lǐng)導(dǎo)進行審批，領(lǐng)導(dǎo)同意以后項目設(shè)立成功。

7.3流程管理系統(tǒng)

7.3.1預(yù)設(shè)流程

??管理員可以根據(jù)事項進行流程設(shè)置，例如報銷流程，設(shè)定以后，員工填寫申請單，自動進入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中，領(lǐng)導(dǎo)審批完畢以后交與財務(wù)進行支付。

7.3.2自主流程

??對于一些無固定流程的事物，系統(tǒng)允許用戶進行自主設(shè)置，填寫申請以后，自主選擇領(lǐng)導(dǎo)進行審批，審批完畢以后進行歸檔。

7.4系統(tǒng)日志

記錄系統(tǒng)內(nèi)，登陸，操作等一系列日志作為系統(tǒng)運行日志。